Automatiza los próximos pasos desde transcripciones

Obtén el texto de la transcripción de una reunión online completada y guárdalo como texto plano. Manual: copia la transcripción a un doc; automático: descarga el archivo y guarda id de reunión + asistentes como contexto.

Prompt / Código accionable:

Checklist:
1) Transcript text (required)
2) Meeting title + date/time (required)
3) Attendees emails (recommended)
4) Constraints ('no Fridays', 'timezone: JST')

Save bundle as JSON:
{
  "meeting_title": "string",
  "meeting_start": "ISO-8601",
  "timezone": "string",
  "attendees": ["email"],
  "transcript": "string"
}

Consejo pro: Mantén etiquetas de hablante: mejoran mucho la asignación de responsables.

Envía el bundle de transcripción a GPT-4o y obliga salida JSON estricta. Esto crea un plan verificable que puedes revisar, agendar y seguir.

Prompt / Código accionable:

System: You are a meeting operations engine.
Return ONLY valid JSON. No markdown, no commentary.

You must: (1) summarise in <= 6 bullets, (2) extract action items with owner, due date, confidence, (3) propose follow-up meetings only when necessary.

Rules:
- If due_date is not explicit, infer within 14 days and set inferred=true.
- Confidence: 0.0-1.0 number.
- Owners must be one of attendee emails; if unknown, null and confidence<=0.5.

JSON Schema (strict):
{
  "summary_bullets": ["string"],
  "action_items": [
    {
      "title": "string",
      "owner_email": "string|null",
      "due_date": "string|null",
      "inferred": "boolean",
      "confidence": "number",
      "evidence_quotes": ["string"]
    }
  ],
  "follow_up": {
    "needed": "boolean",
    "reason": "string|null",
    "proposals": [
      {
        "title": "string",
        "duration_minutes": "number",
        "earliest_start": "string",
        "latest_start": "string",
        "attendees": ["email"],
        "location": "string|null"
      }
    ]
  }
}

Consejo pro: Limita evidence_quotes a 1-2 por acción para mantener la salida por debajo de ~800 tokens.

Aplica reglas ligeras para evitar spam en el calendario: agenda seguimiento solo si hay decisiones abiertas, dependencias o solicitud explícita.

Prompt / Código accionable:

# Deterministic gate (example)

def follow_up_gate(plan):
    explicit = plan.get("follow_up", {}).get("needed", False)
    low_conf = [a for a in plan.get("action_items", []) if (a.get("confidence") or 0) < 0.7]
    decision_blocker = any("block" in (a.get("title") or "").lower() for a in plan.get("action_items", []))
    return bool(explicit or (len(low_conf) >= 2) or decision_blocker)

Consejo pro: Este gate suele eliminar ~50-70% de seguimientos innecesarios manteniendo los que desbloquean trabajo.

Si el gate pasa, crea un evento con título, ventana de tiempo, asistentes y descripción con resumen + acciones.

Prompt / Código accionable:

# Example event payload (any Calendar SDK)
from datetime import datetime, timedelta

start = datetime.fromisoformat("2026-03-01T10:00:00+09:00")
end = start + timedelta(minutes=30)

event = {
  "summary": "Follow-up: Project Next Steps",
  "description": "Summary:\\
- ...\\
\\
Action items:\\
- Owner: X | Due: YYYY-MM-DD | Task: ...",
  "start": {"dateTime": start.isoformat()},
  "end": {"dateTime": end.isoformat()},
  "attendees": [{"email": "person@example.com"}]
}
# calendar.events().insert(calendarId="primary", body=event).execute()

Consejo pro: Por defecto 25-30 min e invita solo a los decisores mínimos para mantener el seguimiento corto y con alta señal.

Publica el resumen + enlace del evento en Slack y exige aprobación rápida antes de enviar actualizaciones del calendario a todos.

Prompt / Código accionable:

Slack message template:
Meeting follow-up proposal
- Summary: {bullet_1}; {bullet_2}; {bullet_3}
- Actions (top 3):
  1) {owner_email}: {title} (due {due_date}, conf {confidence})
  2) ...
- Follow-up event: {calendar_event_link}

Reply with: APPROVE or REJECT:{reason}

Consejo pro: Si no hay APPROVE en 2 horas, mantén el evento en 'Draft' (o no envíes updates) para evitar invitaciones sorpresa.