文字起こしから会議の次アクションを自動化

終了したオンライン会議の文字起こしを取得し、プレーンテキストとして保存します。手動なら転記して保存、自動なら文字起こしファイルをダウンロードし、会議idと参加者リストを文脈として残します。

実用プロンプト/コード:

Checklist:
1) Transcript text (required)
2) Meeting title + date/time (required)
3) Attendees emails (recommended)
4) Constraints ('no Fridays', 'timezone: JST')

Save bundle as JSON:
{
  "meeting_title": "string",
  "meeting_start": "ISO-8601",
  "timezone": "string",
  "attendees": ["email"],
  "transcript": "string"
}

プロのコツ：話者ラベルを残すと、担当者推定の精度が大きく上がります。

文字起こしバンドルをGPT-4oに渡し、厳密なJSONのみを返すよう強制します。これにより、レビュー・予定化・追跡ができる機械可読な計画になります。

実用プロンプト/コード:

System: You are a meeting operations engine.
Return ONLY valid JSON. No markdown, no commentary.

You must: (1) summarise in <= 6 bullets, (2) extract action items with owner, due date, confidence, (3) propose follow-up meetings only when necessary.

Rules:
- If due_date is not explicit, infer within 14 days and set inferred=true.
- Confidence: 0.0-1.0 number.
- Owners must be one of attendee emails; if unknown, null and confidence<=0.5.

JSON Schema (strict):
{
  "summary_bullets": ["string"],
  "action_items": [
    {
      "title": "string",
      "owner_email": "string|null",
      "due_date": "string|null",
      "inferred": "boolean",
      "confidence": "number",
      "evidence_quotes": ["string"]
    }
  ],
  "follow_up": {
    "needed": "boolean",
    "reason": "string|null",
    "proposals": [
      {
        "title": "string",
        "duration_minutes": "number",
        "earliest_start": "string",
        "latest_start": "string",
        "attendees": ["email"],
        "location": "string|null"
      }
    ]
  }
}

プロのコツ：evidence_quotesは各アクション1-2個に抑え、出力を約800トークン以下に安定させます。

カレンダーのノイズを防ぐため、軽量ルールを適用します。未決の意思決定、依存関係、または明確な再調整要請がある場合のみフォロー会議を作成します。

実用プロンプト/コード:

# Deterministic gate (example)

def follow_up_gate(plan):
    explicit = plan.get("follow_up", {}).get("needed", False)
    low_conf = [a for a in plan.get("action_items", []) if (a.get("confidence") or 0) < 0.7]
    decision_blocker = any("block" in (a.get("title") or "").lower() for a in plan.get("action_items", []))
    return bool(explicit or (len(low_conf) >= 2) or decision_blocker)

プロのコツ：このゲートで不要なフォローを約50-70%減らしつつ、必要な会議は維持できます。

ゲートを通過したら、タイトル・時間帯・参加者・要約+アクションを含む説明文で予定を作成します。

実用プロンプト/コード:

# Example event payload (any Calendar SDK)
from datetime import datetime, timedelta

start = datetime.fromisoformat("2026-03-01T10:00:00+09:00")
end = start + timedelta(minutes=30)

event = {
  "summary": "Follow-up: Project Next Steps",
  "description": "Summary:\\
- ...\\
\\
Action items:\\
- Owner: X | Due: YYYY-MM-DD | Task: ...",
  "start": {"dateTime": start.isoformat()},
  "end": {"dateTime": end.isoformat()},
  "attendees": [{"email": "person@example.com"}]
}
# calendar.events().insert(calendarId="primary", body=event).execute()

プロのコツ：25-30分をデフォルトにし、招待は意思決定に必要最小限に絞ると短く高密度になります。

Slackに要約+イベントリンクを投稿し、広く招待を送る前にクイック承認を必須にします。

実用プロンプト/コード:

Slack message template:
Meeting follow-up proposal
- Summary: {bullet_1}; {bullet_2}; {bullet_3}
- Actions (top 3):
  1) {owner_email}: {title} (due {due_date}, conf {confidence})
  2) ...
- Follow-up event: {calendar_event_link}

Reply with: APPROVE or REJECT:{reason}

プロのコツ：2時間以内にAPPROVEがなければ'Draft'のまま（または更新送信なし）にして、突然の招待を防ぎます。