LlamaParse + GPT-4o로 청구서 데이터 추출 및 자동 기록

이메일 첨부(벤더에 적합) 또는 수동 업로드 폴더로 청구서 PDF를 수집하고, 최소 수신 메타데이터를 기록합니다.

실전 프롬프트/코드:

System: You are an operations assistant. Capture invoice intake metadata.
Return ONLY JSON: {"source":"email|upload","received_at":"ISO-8601","sender":"string","filename":"string","notes":"string"}.
Unknown fields must be null.

전문가 팁: 추출 전에 원본을 먼저 저장하면 실패 시에도 감사 추적이 보장됩니다.

저장된 PDF를 LlamaParse에 보내 레이아웃을 최대한 유지한 출력(markdown/text)을 받아, 라인아이템과 총액이 읽히도록 합니다.

실전 프롬프트/코드:

import os
from llama_parse import LlamaParse

parser = LlamaParse(
    api_key=os.environ.get("LLAMA_CLOUD_API_KEY"),
    result_type="markdown",
    verbose=False,
)

# file_path = "/path/to/invoice.pdf"
# documents = parser.load_data(file_path)
# parsed_markdown = "

".join([d.text for d in documents])

전문가 팁: 다페이지 문서는 페이지 구분자를 유지해 검토 시 원문 페이지로 빠르게 추적하세요.

파싱된 텍스트를 GPT-4o에 제공하고 스키마 준수 JSON만 허용해 총액/세금/라인아이템을 정규화합니다.

실전 프롬프트/코드:

System: You are a finance data extraction engine.
Return ONLY valid JSON matching the schema exactly. No markdown, no commentary.

Normalization rules:
- Dates: ISO-8601 (YYYY-MM-DD).
- Amounts: numbers only (no symbols).
- Currency: ISO 4217 when possible (USD, JPY, EUR).
- Line items: include quantity/unit_price when present; else null.

JSON Schema (strict):
{
  "invoice_number": "string|null",
  "invoice_date": "string|null",
  "vendor_name": "string|null",
  "vendor_tax_id": "string|null",
  "bill_to": "string|null",
  "currency": "string|null",
  "subtotal": "number|null",
  "tax": "number|null",
  "total": "number|null",
  "due_date": "string|null",
  "payment_terms": "string|null",
  "line_items": [
    {"description":"string|null","quantity":"number|null","unit_price":"number|null","amount":"number|null"}
  ]
}

전문가 팁: subtotal + tax와 total 차이가 0.5%를 넘으면 실패 처리해 파싱 드리프트를 조기에 잡으세요.

Google Sheets에 “청구서 1건=행 1개”로 JSON을 기록하고, 원본 PDF는 Google Drive에 저장한 뒤 파일 URL을 시트에 남깁니다.

실전 프롬프트/코드:

// Pseudo-code (any Sheets/Drive SDK)
const row = [
  data.invoice_number,
  data.invoice_date,
  data.vendor_name,
  data.currency,
  data.subtotal,
  data.tax,
  data.total,
  data.due_date,
  drive_file_url
];
// sheets.appendRow("Invoices", row)

전문가 팁: vendor_name + invoice_number + total 같은 결정적 키로 중복 기록을 막으세요.

Telegram으로 공급사/총액/만기일/Drive 링크를 간단히 보내 사람이 약 10초 안에 승인/반려할 수 있게 합니다.

실전 프롬프트/코드:

Message template:
New invoice ready for review
- Vendor: {vendor_name}
- Total: {currency} {total}
- Due: {due_date}
- Link: {drive_file_url}
Reply with: APPROVE or REJECT:{reason}

전문가 팁: 시트에 상태 컬럼(Pending/Approved/Rejected)을 두면 정산/대사가 결정적으로 됩니다.