用 LlamaParse + GPT-4o 提取发票数据并自动入账

从邮件附件（更适合供应商寄送）或人工上传文件夹接收发票 PDF，并记录最小化的收件元数据。

实操提示词/代码:

System: 你是一名运营助理，负责记录发票入库元数据。
只返回 JSON：{"source":"email|upload","received_at":"ISO-8601","sender":"string","filename":"string","notes":"string"}。
不知道就返回 null。

专家提示：先保存原文件，后做抽取；这样就算抽取失败也不影响审计追溯。

把已保存的 PDF 发送到 LlamaParse，请求版式友好的输出（markdown 或 text），确保行项目与合计金额可读。

实操提示词/代码:

import os
from llama_parse import LlamaParse

parser = LlamaParse(
    api_key=os.environ.get("LLAMA_CLOUD_API_KEY"),
    result_type="markdown",
    verbose=False,
)

# file_path = "/path/to/invoice.pdf"
# documents = parser.load_data(file_path)
# parsed_markdown = "

".join([d.text for d in documents])

专家提示：多页发票保留分页分隔符，复核时能快速定位字段来源页。

把解析文本交给 GPT-4o，强制按 Schema 输出，确保总额/税额/行项目被统一口径。

实操提示词/代码:

System: 你是一个财务数据抽取引擎。
你必须只返回严格合法的 JSON，且必须完全匹配 schema。禁止输出 markdown 或解释。

归一化规则：
- 日期必须是 ISO-8601（YYYY-MM-DD）。
- 金额必须是数字（不含币种符号）。
- 币种尽量输出 ISO 4217（如 USD/JPY/EUR）。
- 行项目有数量/单价就输出，没有就置 null。

JSON Schema（严格）：
{
  "invoice_number": "string|null",
  "invoice_date": "string|null",
  "vendor_name": "string|null",
  "vendor_tax_id": "string|null",
  "bill_to": "string|null",
  "currency": "string|null",
  "subtotal": "number|null",
  "tax": "number|null",
  "total": "number|null",
  "due_date": "string|null",
  "payment_terms": "string|null",
  "line_items": [
    {"description":"string|null","quantity":"number|null","unit_price":"number|null","amount":"number|null"}
  ]
}

专家提示：当 subtotal + tax 与 total 偏差超过 0.5% 时直接判失败，优先拦截解析漂移。

把 JSON 作为“一票一行”追加写入 Google Sheets，再把原始 PDF 存入 Google Drive，并把文件 URL 写回表格。

实操提示词/代码:

// 伪代码（任意 Sheets/Drive SDK 都能实现）
const row = [
  data.invoice_number,
  data.invoice_date,
  data.vendor_name,
  data.currency,
  data.subtotal,
  data.tax,
  data.total,
  data.due_date,
  drive_file_url
];
// sheets.appendRow("Invoices", row)

专家提示：用 vendor_name + invoice_number + total 作为幂等键，避免重复入账。

通过 Telegram 发送简洁消息（供应商/总额/到期日/Drive 链接），让人工在约 10 秒内完成复核。

实操提示词/代码:

消息模板：
新发票待复核
- 供应商：{vendor_name}
- 总额：{currency} {total}
- 到期：{due_date}
- 链接：{drive_file_url}
回复：APPROVE 或 REJECT:{原因}

专家提示：在表格里加一列状态（Pending/Approved/Rejected），对账就会非常确定且可追踪。